Un buon software gestionale per OCC copre, in un solo posto, l’intero lavoro dell’organismo: la gestione delle procedure di sovraindebitamento, il registro (elenco) dei gestori, la contabilità e i compensi secondo il DM 202/2014, la checklist documentale, la preparazione del deposito telematico e la reportistica statistica per la rilevazione DGSTAT. La domanda giusta, quando lo si valuta, non è “ha questo modulo?” ma “quanto lavoro manuale toglie davvero al referente e alla segreteria dell’OCC?”. Questa guida elenca le sei funzioni che contano e i criteri per giudicarle, dal punto di vista di chi l’organismo lo manda avanti.
È una guida all’acquisto, non una brochure: per ogni funzione spieghiamo cosa deve fare e dove si nasconde il valore reale, poi indichiamo come Lexdebita la affronta — descrivendo solo ciò che il software fa effettivamente.
Le sei funzioni che un gestionale OCC deve coprire
Un OCC non gestisce “pratiche” generiche: gestisce procedure regolate dal Codice della Crisi (D.Lgs. 14/2019), affidate a gestori che devono essere in regola con i requisiti del DM 202/2014, con obblighi di tenuta del registro, di rendicontazione e di deposito presso il tribunale. Un gestionale serio si misura su questo terreno. Ecco le sei aree.
1. Gestione delle procedure di sovraindebitamento
È il cuore del lavoro. Il software deve trattare in modo distinto le procedure previste dal Codice della Crisi — ristrutturazione dei debiti del consumatore, concordato minore, liquidazione controllata, esdebitazione del debitore incapiente — perché ciascuna ha documenti, passaggi e adempimenti diversi.
Dove si nasconde il valore: non nel “creare una pratica”, ma nel non dover ricostruire ogni volta lo stesso quadro. Un gestionale costruito sul sovraindebitamento sa già quali sono le fasi e quali dati servono; un archivio generico no.
2. Registro (elenco) dei gestori
Ogni organismo è tenuto a istituire e tenere un elenco dei gestori della crisi e un registro informatico degli affari (art. 9 del DM 24 settembre 2014, n. 202). L’elenco anagrafa i professionisti iscritti all’organismo e i loro requisiti; il registro degli affari numera e traccia i singoli procedimenti.
I gestori devono possedere i requisiti dell’art. 4 del DM 202/2014: la qualifica professionale (iscrizione agli ordini degli avvocati, dei dottori commercialisti ed esperti contabili o dei notai, art. 4, comma 2) e gli obblighi formativi, incluso l’aggiornamento biennale di durata non inferiore a 40 ore (art. 4, comma 5).
Dove si nasconde il valore: l’aggiornamento formativo è biennale, quindi l’elenco non è statico. La funzione che conta è il monitoraggio delle scadenze: un registro che segnala in anticipo chi è in scadenza o non più in regola evita la nomina di un gestore decaduto dai requisiti. Approfondimento dedicato: registro dei gestori dell’OCC.
3. Contabilità e compensi
L’OCC liquida e distribuisce i compensi del gestore secondo i criteri del DM 202/2014, applicando le ritenute previste dal regime fiscale del professionista. È un’area dove l’errore è facile e costoso.
Dove si nasconde il valore: non nel “registrare un compenso”, ma nel calcolarlo con i criteri corretti e nel produrre una distribuzione coerente tra organismo, gestore e ritenute. Un gestionale che parte dai dati già presenti nella procedura riduce il rischio di ricopiare cifre a mano. Approfondimento: compensi OCC e gestori secondo il DM 202/2014.
4. Checklist documentale
Ogni procedura richiede un nucleo documentale preciso, e documenti mancanti significano richieste di integrazione dal giudice (con termini perentori) e, nei casi peggiori, inammissibilità del ricorso. Una checklist per tipo di procedura tiene sotto controllo cosa è stato raccolto e cosa manca.
Dove si nasconde il valore: la checklist non deve essere una lista statica stampata, ma uno strumento collegato ai documenti effettivamente caricati nella procedura, che segnala in tempo reale le lacune. Approfondimento: documenti per il sovraindebitamento.
5. Deposito telematico
Gli atti dell’organismo vanno depositati presso il tribunale in via telematica. La preparazione del fascicolo e dell’invio è uno dei passaggi più tecnici e dove un errore di formato blocca tutto.
Dove si nasconde il valore: nella raccolta corretta dei dati identificativi richiesti (mittente, gestore della crisi, organismo, referente) e nella costruzione del fascicolo nel formato atteso, così che la segreteria non debba ricomporlo manualmente a ogni deposito. Approfondimento: deposito telematico nel sovraindebitamento.
6. Reportistica e rilevazione DGSTAT
Le procedure trattate dall’organismo alimentano la rilevazione statistica DGSTAT: prospetti che riepilogano istanze e procedure pendenti, aperte, assegnate e definite per anno. Compilarli a mano, a fine periodo, ricostruendo i conteggi dalle pratiche, è oneroso e soggetto a errori.
Dove si nasconde il valore: in un gestionale che riusa i dati delle procedure già gestite per precompilare il prospetto, invece di farlo ricostruire dalla segreteria. Approfondimento: DGSTAT e monitoraggio statistico dell’OCC.
Come valutare un gestionale OCC: i criteri che contano
Le funzioni si assomigliano tutte sulla carta. La differenza emerge guardando come fanno il lavoro.
- Quanto lavoro manuale resta? Per ogni funzione, conta quante operazioni di ricopiatura, ricerca o ricostruzione restano a carico della persona. Il valore di un gestionale è la quantità di lavoro ripetitivo che toglie, non il numero di moduli.
- I dati si riusano o si reinseriscono? Un buon gestionale inserisce il dato una volta e lo riusa — nella procedura, nel compenso, nel deposito, nella DGSTAT. Se ogni modulo chiede di nuovo le stesse informazioni, il software non sta lavorando per te.
- È costruito sulla normativa del sovraindebitamento? Distingue le quattro procedure del Codice della Crisi? Conosce i requisiti e le scadenze del DM 202/2014? Un archivio generico adattato non lo fa.
- C’è tracciabilità e controllo degli accessi? Elenco gestori e registro degli affari contengono dati personali di professionisti e debitori (l’art. 9 del DM 202/2014 richiama la protezione dei dati): servono accessi controllati e traccia delle modifiche.
- La verifica resta in capo al professionista? Diffida da chi promette automatismi “senza controllo”. Il software deve proporre, non decidere al posto dell’organismo.
Lexdebita è un supporto, non un sostituto del giudizio professionale: ogni dato estratto va verificato, ogni valutazione sottoscritta dal professionista. Il gestionale toglie il lavoro ripetitivo, ma nomine, valutazioni di merito e decisioni restano in capo all’organismo e al suo referente.
Come Lexdebita copre queste funzioni
Lexdebita è un gestionale costruito sul sovraindebitamento, non un archivio adattato. Di seguito, esattamente cosa fa rispetto alle sei aree — solo funzioni effettivamente presenti.
- Gestione procedure. Il gestionale OCC tratta le procedure dell’organismo come oggetti distinti per tipo, con i dati, i documenti e i passaggi propri di ciascuna.
- Registro gestori. Il registro gestori digitalizza l’elenco dei gestori dell’organismo: ogni gestore è una scheda anagrafica con data di iscrizione, scadenza e ultimo aggiornamento, uno stato (Attivo, Sospeso, Scaduto, Cancellato) e una timeline degli eventi. Un cruscotto evidenzia i gestori in scadenza (entro 60 giorni) e quelli da aggiornare, e collega ogni gestore alle procedure a lui assegnate.
- Contabilità e compensi. La contabilità OCC gestisce compensi e distribuzione a partire dai dati della procedura.
- Checklist documentale. La checklist documenti tiene sotto controllo, per ogni procedura, cosa è stato raccolto e cosa manca.
- Deposito telematico. Il fascicolo per il deposito telematico prepara l’invio raccogliendo i dati identificativi richiesti (mittente, gestore della crisi, organismo, referente).
- Reportistica DGSTAT. Il gestionale riusa i dati delle procedure per precompilare il prospetto della rilevazione statistica DGSTAT (istanze e procedure pendenti, aperte, assegnate, definite per anno).
- Estrazione dati. L’estrazione dati automatica legge i documenti caricati e ne propone i dati, riducendo l’inserimento manuale — con la verifica che resta sempre al professionista.
In sintesi
Un software gestionale per OCC vale per quanto lavoro manuale toglie all’organismo, non per il numero di moduli in brochure. Le sei aree che contano sono procedure, registro gestori, contabilità e compensi, checklist documentale, deposito telematico e reportistica DGSTAT; il criterio decisivo è il riuso del dato — inserito una volta e ripreso ovunque — unito alla tracciabilità, al controllo degli accessi e all’aderenza alla normativa specifica (DM 202/2014, Codice della Crisi).
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Questo articolo ha finalità informative e non costituisce consulenza legale. I riferimenti normativi (DM 202/2014, Codice della Crisi) sono indicati per orientamento: verifica sempre il testo vigente sulle fonti ufficiali e le disposizioni del regolamento del tuo organismo.
