Ogni OCC è obbligato a tenere un elenco dei gestori della crisi e un registro informatico degli affari: lo prevede l’art. 9 del DM 24 settembre 2014, n. 202. L’elenco anagrafa i professionisti iscritti all’organismo e i loro requisiti; il registro degli affari numera e traccia i singoli procedimenti. Gestirli in modo ordinato e tracciabile è una responsabilità diretta del referente e della segreteria dell’OCC: da qui dipende la possibilità di nominare solo gestori in regola. Il registro gestori di Lexdebita tiene questa anagrafica sempre allineata, con lo stato di ciascun gestore e le procedure a lui assegnate.
Questa guida spiega cosa deve contenere il registro, quali requisiti devono avere i gestori per esservi iscritti, come gestire ingressi, aggiornamenti e cancellazioni, e come tenerlo in pratica senza ricostruirlo a ogni nomina.
Cosa dice la norma: gli obblighi di tenuta
Il riferimento è il DM 24 settembre 2014, n. 202 — il regolamento sugli OCC. Due articoli definiscono cosa l’organismo deve documentare sui propri gestori.
Art. 9 — elenco dei gestori e registro degli affari
L’art. 9 del DM 202/2014 impone a ciascun organismo di istituire e tenere:
- un elenco dei gestori della crisi;
- un registro informatico degli affari, nel quale ogni procedimento è annotato con:
- il numero d’ordine progressivo;
- i dati identificativi del debitore;
- il gestore della crisi designato;
- l’esito del procedimento.
Sono due strumenti complementari ma distinti. L’elenco dei gestori è l’anagrafica delle persone fisiche abilitate a operare per l’organismo. Il registro degli affari è la sequenza numerata delle pratiche, ognuna collegata al gestore che la conduce. Il punto di contatto tra i due è proprio l’assegnazione: un procedimento del registro degli affari richiama un gestore presente nell’elenco.
Questa guida è dedicata principalmente all’elenco dei gestori — l’anagrafica e la gestione dei professionisti. Per il registro informatico degli affari e i suoi automatismi statistici (DGSTAT) trovi un approfondimento dedicato sul gestionale OCC.
Trattamento dei dati
L’art. 9 richiama anche il rispetto della normativa sulla protezione dei dati personali. L’elenco e il registro contengono dati identificativi di professionisti e debitori: vanno tenuti con criteri di riservatezza, accesso controllato e tracciabilità delle modifiche.
I requisiti dei gestori da iscrivere nell’elenco
Prima di iscrivere un professionista nell’elenco, l’OCC deve verificarne i requisiti. Sono fissati dall’art. 4 del DM 202/2014.
Requisito professionale
L’art. 4, comma 2, individua i professionisti che possono essere iscritti come gestori della crisi: gli iscritti agli ordini degli avvocati, dei dottori commercialisti ed esperti contabili e dei notai.
Requisito formativo: il corso e l’aggiornamento biennale
L’art. 4 prevede inoltre obblighi di formazione:
- un corso di formazione in materia di crisi d’impresa e sovraindebitamento (art. 4, comma 5, lett. b);
- un aggiornamento biennale, di durata complessiva non inferiore a 40 ore, nelle stesse materie (art. 4, comma 5, lett. d).
Per i professionisti appartenenti agli ordini di cui al comma 2, il comma 6 fissa in 40 ore la durata del corso di cui al comma 5, lett. b. Lo stesso comma 6 prevede che gli ordinamenti professionali possano individuare specifici casi di esenzione dagli obblighi formativi.
Perché conta per la tenuta del registro. Il requisito formativo non è “una volta per tutte”: l’aggiornamento è biennale. Significa che l’elenco non è statico — ogni gestore ha una scadenza formativa che va monitorata. Un elenco che non registra lo stato dell’aggiornamento rischia di portare alla nomina di un gestore non più in regola.
Ingressi, aggiornamenti e uscite: il ciclo di vita di un gestore
Tenere il registro significa governare il ciclo di vita di ciascun gestore: dall’iscrizione, agli aggiornamenti periodici, fino all’eventuale cancellazione.
Iscrizione (ingresso)
All’ingresso, l’OCC raccoglie l’anagrafica del professionista (dati identificativi, codice fiscale, ordine di appartenenza), verifica i requisiti dell’art. 4 e registra la data di iscrizione. È buona prassi conservare evidenza documentale della verifica effettuata.
Aggiornamento
Durante la permanenza nell’elenco, il dato che cambia più spesso è lo stato formativo: al completamento di ogni aggiornamento biennale va registrata la nuova posizione, così che la scadenza successiva sia sempre nota. Vanno annotate anche eventuali variazioni anagrafiche o di ordine professionale.
Sospensione e cancellazione (uscita)
Un gestore può uscire dall’operatività in modi diversi: una sospensione temporanea (ad esempio in attesa di regolarizzazione formativa), una scadenza dei requisiti, o una cancellazione definitiva dall’elenco. In tutti i casi è essenziale che il registro conservi la storia: quando il gestore è entrato, quali aggiornamenti ha svolto, quando e perché è uscito. Una cancellazione senza motivazione documentata è una lacuna nella tracciabilità.
Conservare lo storico permette anche le reiscrizioni: se un professionista esce e in seguito rientra, la nuova iscrizione non deve cancellare la memoria di quella precedente.
Come Lexdebita gestisce il registro dei gestori
Il registro gestori di Lexdebita digitalizza l’elenco dei gestori dell’OCC e ne gestisce l’intero ciclo di vita. Di seguito, esattamente cosa fa.
Anagrafica e iscrizione
Ogni gestore è una scheda anagrafica collegata all’organismo (workspace dell’OCC), con i dati identificativi del professionista — nome, codice fiscale, dati dell’ordine professionale, indirizzo. All’iscrizione vengono registrate la data di iscrizione (sottoscrizione), la data di scadenza e la data dell’ultimo aggiornamento.
Stato del gestore
Ogni gestore ha uno stato: Attivo, Sospeso, Scaduto o Cancellato. Lo stato governa la lettura del registro: i gestori cancellati restano consultabili tramite un filtro dedicato, ma sono esclusi dai conteggi correnti.
Cruscotto e scadenze
Il registro espone un insieme di indicatori sull’elenco: il totale dei gestori (esclusi i cancellati), quelli attivi, quelli in scadenza (la cui scadenza cade entro 60 giorni), quelli da aggiornare (sospesi o scaduti) e quelli cancellati. In questo modo le posizioni che richiedono attenzione — un aggiornamento biennale in avvicinamento, una scadenza superata — emergono prima che si traducano in una nomina problematica.
Timeline degli eventi
Per ciascun gestore il sistema tiene una timeline degli eventi: iscrizione, aggiornamenti (con le ore registrate), cancellazione. La cancellazione richiede una motivazione obbligatoria e viene registrata come evento storico, così la sequenza Iscrizione → Aggiornamenti → Cancellazione → eventuale nuova Iscrizione resta sempre leggibile. Una reiscrizione riporta il gestore allo stato attivo senza cancellare la storia precedente.
Procedure assegnate al gestore
Il registro collega ogni gestore alle procedure a lui assegnate come gestore della crisi, e ne conta il totale e quelle in corso. È il punto in cui l’elenco dei gestori e i singoli affari dell’organismo si incontrano: da una scheda gestore si vede su quanti e quali procedimenti sta operando.
Lexdebita è un supporto, non un sostituto del giudizio professionale. Il registro tiene ordinata e tracciabile l’anagrafica dei gestori, ma la verifica dei requisiti, la valutazione della permanenza delle condizioni e ogni decisione di nomina restano in capo all’organismo e al suo referente.
Buone pratiche per tenere il registro in regola
- Allinea il registro in tempo reale. Iscrivi, aggiorna lo stato formativo, sospendi o cancella appena l’evento si verifica: un elenco aggiornato è ciò che rende affidabile ogni nomina.
- Monitora le scadenze formative. Tratta l’aggiornamento biennale come una scadenza ricorrente, non come un controllo occasionale; intercetta le posizioni in scadenza prima che diventino “da aggiornare”.
- Documenta sempre le uscite. Ogni cancellazione o sospensione deve avere una motivazione e una data: è ciò che rende il registro difendibile in caso di verifica.
- Conserva lo storico. Non sovrascrivere i dati: la memoria di iscrizioni, aggiornamenti e uscite passate è parte integrante della tenuta del registro.
- Controlla l’accesso ai dati. Elenco e registro contengono dati personali di professionisti e debitori: limita gli accessi e traccia le modifiche, come richiama l’art. 9 del DM 202/2014.
In sintesi
L’OCC deve tenere un elenco dei gestori della crisi e un registro informatico degli affari (art. 9 DM 202/2014), iscrivendo solo professionisti in possesso dei requisiti dell’art. 4 — qualifica professionale e obblighi formativi, incluso l’aggiornamento biennale di 40 ore. La parte più delicata non è creare il registro, ma tenerlo aggiornato: ingressi, aggiornamenti e uscite vanno annotati con continuità e con storico conservato, perché da un elenco allineato dipende ogni nomina corretta.
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Questo articolo ha finalità informative e non costituisce consulenza legale. I riferimenti normativi (DM 202/2014) sono indicati per orientamento: verifica sempre il testo vigente sulle fonti ufficiali e le specifiche disposizioni del regolamento del tuo organismo.
