Regolamento dell'OCC: cos'è, perché è obbligatorio e cosa deve disciplinare

Il regolamento dell’OCC è il documento che disciplina l’organizzazione e il funzionamento dell’Organismo di Composizione della Crisi: è obbligatorio, perché la sua adozione è uno dei requisiti per l’iscrizione nel registro degli OCC tenuto presso il Ministero della Giustizia (DM 24 settembre 2014, n. 202). Deve disciplinare gli organi dell’organismo, i requisiti e i doveri dei gestori della crisi, i criteri di assegnazione degli incarichi, la dichiarazione di assenza di conflitto di interessi, il trattamento dei dati personali e i compensi. In altre parole, è ciò che dimostra che l’OCC è una struttura pluripersonale e organizzata, e non l’esercizio individuale di una funzione: per questo serve a chi istituisce e gestisce un OCC.

Questa guida spiega cos’è il regolamento, perché la norma lo richiede, e — punto per punto — cosa deve disciplinare, con i riferimenti al DM 202/2014.

Cos’è il regolamento dell’OCC e perché è obbligatorio

Gli OCC sono stati istituiti dalla legge istitutiva del sovraindebitamento e disciplinati, sul piano organizzativo, dal DM 24 settembre 2014, n. 202 — il “regolamento recante i requisiti di iscrizione nel registro degli organismi di composizione della crisi da sovraindebitamento”. È questo decreto a istituire il registro ministeriale e a stabilire a quali condizioni un organismo può esservi iscritto.

Tra queste condizioni c’è l’adozione di un regolamento interno. La logica della norma è precisa: il legislatore concepisce gli OCC come strutture pluripersonali, dotate di regolamenti e di articolazioni interne incompatibili con l’esercizio unipersonale delle funzioni a essi attribuite. Due elementi qualificano questa natura:

• un numero di gestori della crisi non inferiore a cinque (art. 4, comma 3, DM 202/2014), che abbiano dichiarato la disponibilità a operare per l’organismo;
• l’esistenza di un referente dell’organismo dotato di un adeguato grado di indipendenza.

Il regolamento è il documento che mette nero su bianco questa organizzazione. Senza un regolamento che disciplini funzionamento, organi e doveri, l’organismo non integra i requisiti per l’iscrizione nel registro.

Attenzione a non confondere due “registri”. Il registro degli OCC è l’elenco degli organismi tenuto presso il Ministero (è qui che l’organismo si iscrive). Il registro informatico degli affari e l’elenco dei gestori sono invece strumenti interni che l’organismo deve tenere una volta operativo — ne parliamo nella guida dedicata al registro dei gestori.

Cosa deve disciplinare il regolamento, punto per punto

Il DM 202/2014 indica che il regolamento disciplina, tra l’altro, i requisiti e le modalità di iscrizione nel registro, la formazione dell’elenco degli iscritti e la sua revisione periodica, la sospensione e la cancellazione, nonché la determinazione dei compensi e dei rimborsi spese. Nella pratica, i regolamenti adottati dagli ordini professionali e dagli enti che istituiscono un OCC affrontano i blocchi che seguono.

1. Il funzionamento dell’organismo e i suoi organi

Il regolamento individua gli organi dell’organismo e ne definisce compiti e durata in carica. Tipicamente:

• un organo di indirizzo/amministrazione (ad esempio un consiglio direttivo) che governa l’organismo e ne cura gli aspetti contabili;
• una segreteria amministrativa, che riceve le domande e tiene il registro dei procedimenti;
• il referente, figura centrale dell’organismo, dotato di un adeguato grado di indipendenza, che nomina e sostituisce i gestori e cura la tenuta e l’aggiornamento degli elenchi dei professionisti aderenti.

Definire chiaramente chi fa cosa non è un formalismo: è la condizione perché l’organismo funzioni come struttura, con responsabilità tracciabili.

2. I requisiti e i doveri dei gestori della crisi

Il regolamento stabilisce chi può essere iscritto come gestore e a quali doveri è tenuto. I requisiti rinviano all’art. 4 del DM 202/2014: qualifica professionale, requisiti di professionalità (formazione e aggiornamento) e requisiti di onorabilità.

Quanto ai doveri, il regolamento richiama:

• l’obbligo di indipendenza, neutralità e imparzialità del gestore rispetto al debitore. Il gestore è indipendente, ai sensi dell’art. 11, comma 3, DM 202/2014, quando non è legato al debitore e a chi ha interesse all’operazione da rapporti di natura personale o professionale tali da comprometterne l’indipendenza;
• la sottoscrizione, per ciascun affare per cui è designato, di una dichiarazione di indipendenza;
• il rispetto delle norme di autodisciplina e degli obblighi di riservatezza.

Il requisito formativo non è “una tantum”: il DM 202/2014 prevede un aggiornamento periodico. Per questo il regolamento deve trattare i gestori come un elenco vivo, non come una lista statica: chi non è più in regola non può ricevere nuove nomine.

3. I criteri di assegnazione degli incarichi

È uno dei punti più delicati. Il regolamento deve garantire che la nomina del gestore avvenga in modo imparziale e non discrezionale. Lo schema tipico è:

• il referente distribuisce gli incarichi tra i gestori secondo criteri di rotazione, tenuto conto in ogni caso della natura e dell’importanza dell’affare;
• in controversie di particolare importanza, il referente può nominare un esperto a supporto tecnico;
• non possono essere nominati gestori il referente stesso né i componenti dell’organo di amministrazione.

Tracciare chi è stato assegnato a quale procedura, e in che ordine, è ciò che rende l’assegnazione verificabile e difendibile in caso di controllo.

4. La dichiarazione di assenza di conflitto di interessi

Prima di conferire ciascun incarico, il referente sottoscrive una dichiarazione dalla quale risulta che l’organismo non si trova in conflitto d’interessi con la procedura. Questa dichiarazione è portata a conoscenza del tribunale, contestualmente al deposito della proposta di accordo o di piano del consumatore, ovvero della domanda di liquidazione.

Il regolamento deve prevedere questo passaggio e collegarlo al ciclo di vita della procedura: la verifica del conflitto a monte della nomina, la dichiarazione formale, la sua trasmissione al giudice. È una garanzia di terzietà dell’organismo, non un adempimento accessorio.

5. Il trattamento dei dati personali

L’attività dell’OCC ha natura riservata e tratta dati personali di debitori, creditori e gestori. Il regolamento deve disciplinare la riservatezza e l’accesso ai dati:

• i componenti dell’organismo, le parti, la segreteria e tutti coloro che intervengono nel procedimento non possono divulgare a terzi fatti e informazioni appresi;
• l’accesso a banche dati (anagrafe tributaria, centrale rischi e altre) avviene previa autorizzazione del giudice, conservando il segreto sui dati acquisiti;
• il trattamento avviene nel rispetto della normativa sulla protezione dei dati personali (oggi il GDPR e il D.Lgs. 196/2003 come modificato).

6. I compensi e i rimborsi spese

Il regolamento determina i compensi e i rimborsi spese spettanti all’organismo, nel rispetto dei criteri fissati dagli artt. 14-18 del DM 202/2014. In genere il regolamento prevede:

• un costo fisso di accesso alla procedura, necessario per la formulazione del preventivo e le attività prodromiche (l’importo varia a seconda che l’obbligazione sia stata contratta o meno nell’esercizio dell’attività d’impresa);
• la regola per cui, in caso di più gestori nominati per la medesima procedura, il compenso è ripartito tra loro;
• il rimborso forfettario delle spese generali e il rimborso delle spese effettivamente sostenute e documentate.

Per un approfondimento operativo sul calcolo, vedi la guida ai compensi dell’OCC e dei gestori (DM 202/2014).

Riferimenti normativi

• DM 24 settembre 2014, n. 202 — regolamento recante i requisiti di iscrizione nel registro degli OCC: in particolare l’art. 4 (requisiti dell’organismo, tra cui il regolamento, il numero minimo di cinque gestori e l’indipendenza del referente), gli articoli su obblighi dell’organismo e del gestore, l’art. 11 (indipendenza del gestore) e gli artt. 14-18 (determinazione dei compensi).
• Codice della crisi d’impresa e dell’insolvenza (D.Lgs. 14/2019), come modificato dai correttivi, per la disciplina sostanziale delle procedure di sovraindebitamento (ristrutturazione dei debiti del consumatore, concordato minore, liquidazione controllata, esdebitazione).
• GDPR (Reg. UE 2016/679) e D.Lgs. 196/2003 per il trattamento dei dati personali.

Verifica sempre il testo vigente sulle fonti ufficiali. I regolamenti dei singoli OCC possono inoltre contenere allegati (codice di autodisciplina dei gestori, norme di procedura per le sanzioni) e specificità legate all’ente che istituisce l’organismo.

Dal regolamento all’operatività: tenere fede a ciò che si è scritto

Adottare un buon regolamento è il primo passo; il secondo, più impegnativo, è attuarlo con continuità. Le clausole sull’assegnazione imparziale, sulla rotazione, sulla verifica dei requisiti dei gestori e sulla riservatezza dei dati restano valide solo se l’organismo è in grado di documentare che le sta rispettando: chi è stato nominato su quale procedura, con quale criterio; quali gestori sono in regola con la formazione; quando è stata resa la dichiarazione di assenza di conflitto.

È qui che un gestionale dedicato all’OCC aiuta a tradurre il regolamento in pratica quotidiana: tenere allineato l’elenco dei gestori con lo stato di ciascuno, collegare ogni gestore alle procedure assegnate e conservare lo storico delle nomine. Lexdebita gestisce l’anagrafica dei gestori con i relativi stati e la traccia delle procedure assegnate, in modo che l’attuazione dei criteri previsti dal regolamento sia verificabile.

Lexdebita è un supporto, non un sostituto del giudizio professionale. Il software tiene ordinata e tracciabile l’organizzazione dell’OCC, ma la redazione del regolamento, la verifica dei requisiti dei gestori, la valutazione del conflitto di interessi e ogni decisione di nomina restano in capo all’organismo e al suo referente.

In sintesi

Il regolamento dell’OCC è obbligatorio: è un requisito per l’iscrizione nel registro degli organismi (DM 202/2014) e dimostra che l’OCC è una struttura pluripersonale e organizzata — almeno cinque gestori, un referente indipendente. Deve disciplinare il funzionamento dell’organismo e i suoi organi, i requisiti e doveri dei gestori, i criteri di assegnazione degli incarichi, la dichiarazione di assenza di conflitto di interessi, il trattamento dei dati personali e i compensi (artt. 14-18 DM 202/2014). Scriverlo bene è metà del lavoro: l’altra metà è poterne dimostrare l’attuazione, procedura dopo procedura.

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Questo articolo ha finalità informative e non costituisce consulenza legale. I riferimenti normativi (DM 202/2014, D.Lgs. 14/2019) sono indicati per orientamento: verifica sempre il testo vigente sulle fonti ufficiali e le specifiche disposizioni applicabili al tuo organismo.