La raccolta dei documenti è la fase meno visibile e più sottovalutata di una procedura di sovraindebitamento — ed è quasi sempre quella che fa slittare i tempi. Una dichiarazione dei redditi mancante, un estratto conto incompleto, una visura da rifare: ogni documento che manca è un’attesa, una telefonata in più al debitore, un deposito rimandato.
Il problema non è solo raccogliere i documenti, ma sapere in ogni momento cosa hai, cosa manca e a chi chiederlo. In questa guida vediamo come trasformare la raccolta documentale da rincorsa a processo controllato.
Perché la raccolta documentale fa perdere tempo
Una procedura richiede circa 29 documenti, distribuiti su più aree: anagrafica, reddito, patrimonio, debiti, spese, profilo legale e — per le imprese — documentazione societaria. Diversi di questi sono richiesti espressamente dal Codice della Crisi (artt. 67, 75 e 283 CCII a seconda della procedura).
Il numero cresce con il nucleo familiare: in una procedura con due debitori, dichiarazioni dei redditi, buste paga ed estratti conto vanno raccolti per ciascun debitore. Tenere traccia a mano — su un foglio Excel o, peggio, a memoria — significa quasi sempre accorgersi di un documento mancante troppo tardi.
La checklist: sapere sempre cosa manca
In Lexdebita ogni procedura genera in automatico una checklist documenti organizzata in 7 sezioni, calibrata sul tipo di procedura e sui debitori presenti. Per ogni documento puoi indicare lo stato:
- Da raccogliere — ancora da richiedere
- Caricato — già presente nella procedura
- Non necessario — non applicabile a questo caso
- Non presente — non reperibile
Una barra di avanzamento, per sezione e per debitore, ti dice a colpo d’occhio a che punto sei. E quando carichi un documento, l’AI lo riconosce e ti suggerisce di spuntare la voce corrispondente.
Dalla checklist all’email: la richiesta al debitore in un click
Sapere cosa manca è metà del lavoro. L’altra metà è chiederlo, ed è qui che di solito si perde tempo: scrivere l’email, ricordarsi tutti i documenti, personalizzarla per ogni debitore.
Lexdebita parte direttamente dalla checklist: con un click generi un’email già compilata con l’elenco dei soli documenti mancanti, raggruppati per sezione. Da lì puoi:
- scegliere il destinatario — il debitore (proposto in automatico), ma anche l’avvocato o altri soggetti della procedura;
- modificare testo e oggetto prima dell’invio;
- inviare dal tuo indirizzo email configurato a livello di studio;
- ritrovare ogni invio nello storico delle comunicazioni della procedura, così sai sempre cosa hai chiesto e quando.
In una procedura con più debitori, ciascuno riceve la sua lista di documenti mancanti: niente più email generiche che costringono il debitore a capire cosa riguarda lui.
Il risultato
La raccolta documentale smette di essere una rincorsa. Hai un quadro sempre aggiornato di cosa manca, lo chiedi senza riscrivere nulla ogni volta, e mantieni traccia di tutte le richieste. Meno solleciti, meno documenti dimenticati, depositi più rapidi.
La richiesta documenti è una delle comunicazioni che puoi gestire direttamente dalla procedura con Lexdebita, insieme alle lettere ai creditori via email e PEC.
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