Una parte sostanziale del lavoro del gestore della crisi non è scrivere la relazione: è parlare con i creditori. Per ricostruire l’esposizione debitoria servono conteggi aggiornati, documentazione a supporto, conferme. Significa preparare molte comunicazioni simili tra loro e, soprattutto, tenere in ordine cosa è stato inviato e a chi.
È un lavoro dispersivo: una comunicazione preparata da zero ogni volta, gli invii sparsi tra la PEC dello studio e la posta ordinaria, e nessun registro unico di ciò che è partito. Vediamo come renderlo un processo controllato.
Il problema: tante comunicazioni, nessun registro unico
Il flusso tipico è questo: il gestore prepara una comunicazione per ciascun creditore, la invia dalla PEC o dall’email dello studio e poi cerca di ricordare cosa ha mandato e quando. Fatto fuori dal gestionale, questo flusso ha due punti deboli:
- L’invio: preparare e personalizzare ogni comunicazione, fuori dalla procedura, richiede tempo e copia-incolla.
- La tracciabilità: capire a posteriori cosa è stato inviato a ciascun creditore significa rovistare nella casella di posta, perché non esiste un registro legato alla procedura.
Inviare lettere ed email ai creditori dalla procedura
Con Lexdebita la comunicazione al creditore parte dalla procedura stessa, non da un client di posta separato. Puoi:
- scrivere al creditore via email o via PEC, scegliendo l’account configurato a livello di studio;
- partire da un testo già impostato con i dati della procedura e modificarlo prima dell’invio;
- inviare allo stesso creditore o a più destinatari, incluso l’avvocato del debitore;
- usare la PEC quando serve valore legale, senza uscire dal software.
Lo stesso flusso vale per la richiesta dei documenti al debitore: le comunicazioni della procedura nascono e restano nello stesso posto.
Uno storico ordinato di tutte le comunicazioni
Ogni comunicazione inviata resta nello storico della procedura: per ciascun invio vedi destinatario, oggetto, data e account utilizzato. È il registro che normalmente manca — quello che ti permette di sapere, in qualsiasi momento, cosa hai mandato a ciascun creditore senza ricostruirlo dalla posta.
Per il gestore significa due cose: meno tempo perso a cercare nella casella e una traccia ordinata di tutte le interlocuzioni con i creditori, utile sia durante la procedura sia se in seguito occorre dimostrare cosa è stato fatto.
Il risultato
Le comunicazioni ai creditori smettono di essere un lavoro a parte, fatto di copia-incolla e di invii sparsi. Parti dalla procedura, usi la PEC quando serve valore legale e hai un registro unico e ordinato di tutto ciò che è stato inviato. Il gestore recupera tempo e riduce il rischio di errori proprio nella fase più delicata della ricostruzione del passivo.
La comunicazione ai creditori è una delle comunicazioni email e PEC che Lexdebita gestisce direttamente dalle procedure, insieme alla richiesta documenti al debitore. È particolarmente utile nella liquidazione controllata e nel concordato minore, dove il rapporto con i creditori è centrale.
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